Apprendre à gérer les comptes employés permet de fournir à des prestataires des accès restreints (ou non), et de garder le contrôle sur ce que les intervenants peuvent réaliser sur votre boutique.
Vous pouvez donc sur Prestashop déterminer quels sont les accès et autorisations requises pour qu’une tierce personne puisse accéder non seulement à l’administration de votre boutique, mais également à certains onglets et non à d’autres. Cela touche donc tout autant à de la sécurité qu’à de l’administration.
Voyons comment gérer les comptes employés depuis l’administration de votre boutique Prestashop, je m’efforcerai de différencier les boutiques en Prestashop 1.6 des boutiques en Prestashop 1.7. Pour cela, nous aurons besoin de gérer trois objets Prestashop :
- la gestion des profils employés sous Prestashop
- la gestion des permissions des profils employés sous Prestashop
- la gestion des employés sous Prestashop
- et enfin, quelques conseils en cas de demande d’aide ou de SAV !
N’hésitez pas à simultanément vous connecter à votre interface d’administration pour regarder cela plus en détail par rapport à votre propre boutique Prestashop. Comme il est possible de réagencer les menus de l’administration sous Prestashop 1.6, l’interface peut éventuellement changer.
Gestion des profils d’employés sous Prestashop
Sous Prestashop, il est possible de « catégoriser » les employés. Plus exactement, vous pouvez ranger chaque employé dans un « profil », qui permet de restreindre les possibilités d’actions.
Par défaut, le profil Super Admin (vous donc, j’imagine) a accès à la totalité des onglets du menu d’administration de votre site. Un profil permet donc de restreindre l’accès à des éléments dans l’administration de votre boutique. Il s’agit donc de les paramétrer ou d’en ajouter des nouveaux avant de créer de nouveaux comptes.
Sous Prestashop 1.7, les profils des employés se gèrent depuis l’onglet « Paramètres avancés » puis « Equipe ». Sur la page, cliquez en haut de page sur « Profils ».
Sous Prestashop 1.6 en revanche, cela se passe dans l’onglet « Administration » puis « Profils ».
Quatre profils sont présents par défaut. La personne ayant créé le site (j’imagine vous) est donc Super Admin, a accès à l’intégralité de la boutique Prestashop.
Le profil Super Admin est donc le niveau le plus élevé d’administration. Vous ne pourrez pas en modifier les permissions.
Vous pouvez créer autant de profil que vous le désirez, bien que je trouve que d’un point de vue de gestion d’employés, Prestashop dispose par défaut des plus importants :
- logisticien
- traducteur
- commercial
Pour gérer les emplacements de l’administration auxquels ces profils ont accès, et ce qu’ils ont l’autorisation de faire, il faut donc passer à l’étape suivante : les permissions des profils d’employés.
Gestion des permissions des profils d’employés sous Prestashop
Les permissions des profils d’employés sont en toute logique les accès aux onglets de l’administration accessibles et les actions autorisées.
Par exemple, si vous ne souhaitez pas qu’un employé puisse accéder aux modules, c’est ici que cela se passe. Veillez à ce que cet employé soit dans un profil ayant des restrictions à cet effet.
Sous Prestashop 1.7, l’onglet permettant de modifier les permissions par profil se trouve toujours dans l’onglet « Paramètres avancés » puis « Equipe »
En revanche, sous Prestashop 1.6, la gestion des profils se trouve dans l’onglet « Administration » puis « Permissions »
Comme vous l’avez peut-être compris, pour modifier des permissions, il faut avoir créé des profils. Et comme vous ne le voyez pas sur mes captures d’écran, le profil Super Admin ne peut pas avoir ses permissions modifiées.
Pour chaque champ indiqué, vous allez pouvoir préciser quelles sont les actions possibles sur le profil en question : affichage, ajout, édition, suppression, ou l’ensemble de ces actions. Soyons logiques, une personne ne pouvant afficher ne pourra pas éditer, ni ajouter… Veillez donc à bien paramétrer ces accès selon les contraintes que vous désirez mettre en place.
Ainsi, le logisticien sous Prestashop 1.7 ne dispose d’aucun accès aux modules. Si celui-ci désire modifier un module de livraison, il faudra lui en autoriser les accès. Sous Prestashop 1.6 le logisticien disposait des accès aux modules, ce qui finalement peut se révéler risqué (il faudrait plutôt lui donner uniquement des accès aux modules de livraison, si toutefois vous jugez que la personne en charge des commandes a les compétences requises pour gérer cela)
A présent que nous avons vu les profils et les permissions associées, voyons comment créer un accès pour une tierce personne (appelée employé sous Prestashop).
Gestion des employés sous Prestashop
Sous Prestashop 1.7, la gestion des employés se passe encore une fois dans l’onglet « Equipe », vous arriverez directement sur la gestion des employés.
Sous Prestashop 1.6, l’onglet permettant de gérer les employés se trouve dans « Administration » puis « Employés ».
Le bouton en haut à droite de la page va vous permettre d’ajouter un employé. Notez que ceux-ci peuvent être activés ou désactivés, il vous suffira de cliquer sur le petit logo vert pour que ce dernier se transforme en croix rouge, et que les accès de l’employé soient totalement désactivés.
Créons un employé. Pour cela, il me faudra a minima une adresse email, l’idéal étant de savoir d’emblée son nom, prénom, email et mot de passe désiré.
Ces champs sont donc requis, privilégiez dans tous les cas des mots de passe sécurisés (et ce n’est pas parce que Prestashop a une bonne dose de sécurité qu’il faut ignorer ce point-là).
Inutile de laisser cochée par défaut le champ « Recevoir la newsletter de Prestashop » sauf si vous estimez que l’employé en question devrait la recevoir.
La page par défaut correspond à la page vers laquelle l’employé sera redirigé une fois la connexion à l’administration du Prestashop réussie. Redirigez donc vers une page à laquelle il aura accès, sans quoi un message d’erreur s’affichera. Il pourra dans ce cas néanmoins naviguer dans les onglets selon les autorisations que vous lui aurez attribué.
Déterminez la langue, afin qu’il puisse disposer (dans le cas où votre Prestashop aurait plusieurs langues installées) d’une interface dans la langue qu’il utilise. Si vous avez une boutique Prestashop en français et en espagnol, et que l’employé – bien que parlant les deux langues – est natif d’Espagne, il sera plus judicieux de lui laisser l’administration dans sa langue natale.
Activez ou non l’employé, et enfin associez-le à un de ces profils dont nous avons parlé plus haut. En associant l’employé à un profil spécifique, vous lui associerez également les permissions, ce qui lui donnera ou non des accès et des possibilités spécifiques.
Conseils pour obtenir un bon SAV
Souvent, lorsque des personnes effectuent des demandes d’aide ou de service après-vente pour leurs boutiques Prestashop, il est normal – et je comprends totalement – que celles-ci soient méfiantes. Cependant, il m’est totalement impossible d’aider sur la résolution d’un bug ou d’un problème Prestashop si je n’ai pas un accès total à la boutique.
Selon moi, la raison de cette méfiance est dûe à deux choses : le fait que des personnes peu compétentes aient un jour eu accès à l’administration du site en question, et ont davantage provoqué des problèmes que des solutions, ou le fait que la personne ne désire pas qu’une tierce personne puisse visualiser les différentes informations en place sur le site.
Je suis plutôt déçu que des personnes aient pu réduire à un tel niveau de méfiance les administrateurs de boutique Prestashop. Il est difficile de trouver de bons profils capables de résoudre un bug, mais sans accès intégral à la boutique, je multiplie généralement le temps de résolution par quatre (selon les accès par dix parfois, il m’est arrivé de n’avoir accès à … rien !). Choisissez donc bien votre prestataire, mais surtout faites-lui confiance, c’est lui l’expert en la matière. Iriez-vous chez le médecin en lui interdisant de vous ausculter, ou chez votre garagiste en lui interdisant d’ouvrir le capot du moteur ?
Ne bridez pas les accès aux développeurs lorsque vous désirez de l’aide sur votre boutique. J’irais même plus loin : fournir des accès FTP suffit amplement à un développeur pour qu’il se crée des accès super administrateur. La méthode est une de celles que nous avions déjà expliqué concernant la récupération d’un mot de passe administrateur sous Prestashop. Si je n’ai pas d’accès FTP et que mon profil est bloquant, l’aide ou le service après-vente passera au second niveau et j’irais plutôt aider une personne qui m’aura accordé sa confiance, avec tous les accès que cela signifie. Dans ce cas, la résolution du problème sous Prestashop pourra prendre jusqu’à une semaine, pour moins d’une heure dans certains cas.
Si vous avez toutefois peur de fournir des accès à une personne « lambda », il est peut-être temps pour vous de trouver un bon freelance Prestashop ! Notre ami et confrère Olivier Clémence a justement rédigé un article à ce sujet… Retrouvez l’article concernant les freelances Prestashop d’Olivier Clémence ici 🙂
Et à présent, vous savez gérer les accès à votre boutique Prestashop ! Si votre boutique est en production depuis un moment, vérifiez bien les employés paramétrés, peut-être avez-vous laissé des accès de longue date qui ne devraient plus exister…
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