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Installation de l’ERP Dolibarr

Dolibarr est un ERP (Enterprise Resource Planning) permettant de gérer ses clients, prospects, de réaliser des devis et des factures, de gérer du stock produits… Plutôt complet, il est surtout gratuit et très prisé des entreprises gravitant autour du web.

Lors des formations de niveau 1 que nous effectuons au sein de Team Ever, nous demandons à nos élèves d’installer cet ERP, pour qu’ils puissent à la fois connaître ce progiciel, mais aussi qu’ils puissent réaliser qu’il est aussi simple d’installer un ERP Dolibarr que d’installer un site WordPress, ou d’installer une boutique Prestashop.

Ici nous allons donc aborder les points suivants :

Le sommaire Dolibarr de Cyssoo

Ce tutoriel sera réalisé sous Xampp, mais la procédure demeure la même si vous installez Dolibarr sous MAMP, Wamp, ou sur un serveur mutualisé (d’ordinaire, nous préférons installer directement sur un serveur en ligne l’ERP pour gagner du temps).

Préparation de l’environnement Dolibarr

Ici il vous faudra donc vous armer d’un logiciel préalable, comme Wamp, qui vous permettra de gérer des instances comme Dolibarr, ou même Prestashop, Joomla, WordPress… L’idée est de simuler un serveur sur votre ordinateur, de manière à installer correctement l’ERP Dolibarr.

Si vous recherchez “Télécharger Dolibarr” sur votre moteur de recherche préféré, vous trouverez la page suivante. En réalité, les dernières versions de Dolibarr sont accessibles depuis la plate-forme SourceForge en cliquant sur ce lien.

Dolibarr sur SourceForge
Dolibarr sur SourceForge

Ici, seul le premier lien titrant “Dolibarr ERP-CRM” nous intéresse, puisque nous sommes censés avoir Wamp, Xampp ou LAMPP installé sur notre ordinateur. Nous pouvons toutefois remarquer que Dolibarr propose DoliWamp, soit une version condensée de Wamp (simulation de serveur sur un ordinateur) et de Dolibarr. Il faut donc cliquer sur le premier lien.

Préparation des fichiers de Dolibarr

Afin de récupérer les fichiers, veillez à bien télécharger la dernière version de Dolibarr. Contrairement à ma capture d’écran, il est probable que la version que vous allez récupérer soit plus récente que celle sur l’image ci-dessous et tout au long de ce tutoriel.

Téléchargez la dernière version de Dolibarr pour bénéficier d'un maximum de fonctionnalités
Téléchargez la dernière version de Dolibarr pour bénéficier d’un maximum de fonctionnalités

Vous récupérerez une archive zip, c’est Dolibarr.

Rendez-vous dans votre serveur local et créez un dossier pour accueillir Dolibarr. Dans mon cas, je suis sur Xampp, le répertoire est /htdocs (a contrario sous Wamp par exemple, le répertoire est /www). Je crée donc un dossier /dolibarr, et j’y place tout le contenu de l’archive zip précédemment téléchargée.

Oui j'utilise un Dark Mode :-)
Oui j’utilise un Dark Mode 🙂

Les fichiers étant proprement dupliqués dans ce dossier, il va falloir créer une base de données avant de démarrer l’installation de l’ERP Dolibarr.

Création de la base de données

Afin de créer une base de données sur notre serveur local, nous pouvons nous rendre directement sur l’URL http://localhost/phpmyadmin ou se servir d’un panel de gestion de serveur (ainsi que Wamp le propose) pour s’y retrouver. Veillez bien évidemment à contrôler que votre serveur soit bien démarré.

Dans PhpMyAdmin, cliquez en haut sur l’onglet “Base de données”. Nommez votre base de données sans espaces, sans accents, sans caractères spéciaux. Le mot “dolibarr” suffit amplement.

Notez que j'ai déjà installé pas mal de choses sur mon serveur local
Notez que j’ai déjà installé pas mal de choses sur mon serveur local

Cliquez sur “Créer” ou “Exécuter” pour que la base de données soit créée. Elle pourra accueillir les informations que Dolibarr a besoin d’enregistrer, nous n’aurons pas à y retourner, ne reste plus qu’à installer l’ERP.

Installation de Dolibarr

Comme j’ai rangé Dolibarr dans un dossier /htdocs/dolibarr, le lien à saisir dans mon navigateur pour accéder à Dolibarr serait en toute logique http://localhost/dolibarr, mais contrairement à d’autres outils comme un CMS, ici un petit piège est présent. En réalité, si nous regardons dans le dossier /dolibarr, nous y voyons un autre dossier /htdocs, c’est à cet emplacement qu’il faut se rendre depuis notre navigateur internet. Nous devons donc saisir l’URL http://localhost/dolibarr/htdocs, ce qui nous affiche la page suivante :

Première installation de l'ERP Dolibarr

D’emblée Dolibarr est suffisamment malin pour détecter la langue par défaut depuis notre navigateur internet, nous allons pouvoir cliquer sur le bouton “Etape suivante”.

Vérification de la compatibilité de Dolibarr
Vérification de la compatibilité de Dolibarr

Sur l’étape suivante, Dolibarr contrôle que votre environnement est suffisamment à jour pour que l’ERP puisse à la fois s’installer et fonctionner sans soucis. Il en sera de même sur un serveur en ligne, raison pour laquelle il est important de maintenir à jour les logiciels Wamp, Xampp, Lampp ou les réinstaller si nécessaire.

Le bouton bleu “Démarrer” permettant de réaliser une première installation de Dolibarr, cliquons dessus pour être accompagné.

Informations de la base de données Dolibarr
Informations de la base de données Dolibarr

C’est ici qu’il va falloir renseigner les informations permettant aux fichiers de Dolibarr de se connecter à la base de données que nous avons créée quelques étapes plus haut. Globalement, précisez simplement le nom de votre base de données (que j’ai pour ma part appelé dolibarr), votre identifiant et votre mot de passe de connexion à la base de données (dans mon cas root en identifiant, mais pas de mot de passe), et veillez bien à décocher la case “Créer la base de données” puisque nous l’avons déjà fait. Une fois ces informations bien vérifiées, cliquez sur “Etape suivante”

Création du fichier de configuration Dolibarr
Création du fichier de configuration Dolibarr

Dolibarr vient de créer un fichier de configuration recensant les informations que nous venons de renseigner. Un message d’erreur ici signifie que les informations de connexion à la base de données sont en erreur, ou que vous rencontrez des soucis avec votre serveur. Il faudra dans ce cas recontrôler la base de données et les codes d’accès.

Connexion à la base de données Dolibarr
Connexion à la base de données Dolibarr

A présent, Dolibarr installe dans votre base de données toutes les informations dont l’ERP a besoin pour fonctionner. Laissez-lui le temps de finaliser l’opération avant de cliquer sur “Etape suivante” une fois de plus.

Création du compte administrateur de Dolibarr
Création du compte administrateur de Dolibarr

Maintenant Dolibarr vous demande de créer un compte d’administrateur pour votre Dolibarr. Notez bien ces accès, ce sont eux qui vous permettront de vous connecter à l’ERP. Optez pour un mot de passe puissant, en vous servant de majuscules, minuscules, caractères spéciaux et des chiffres, et passez à l’étape suivante.

Sécurisation de l'installation de Dolibarr
Sécurisation de l’installation de Dolibarr

Le compte administrateur ayant bien été créé, Dolibarr vous demande de créer un fichier install.lock, de manière à verrouiller toute éventuelle réinstallation. Un simple bloc-notes suffit à cela, quitte à renommer l’extension du fichier (j’utilise pour ma part un éditeur de code, Sublime Text, Visual Studio Code ou selon votre goût).

Ne reste plus qu’à vous connecter à Dolibarr, nous allons ainsi pouvoir configurer l’ERP en vue d’une utilisation professionnelle.

Connexion à l'ERP Dolibarr
Connexion à l’ERP Dolibarr

Paramétrage des informations de société

Le tableau de bord est dans l’immédiat très épuré, mais nous allons l’agrémenter à l’étape suivante selon les fonctionnalités dont nous avons besoin.

Démarrage de la configuration de l'ERP Dolibarr
Démarrage de la configuration de l’ERP Dolibarr

Cliquez sur le lien qui vous demande de configurer les paramètres obligatoires, nous allons renseigner les informations relatives à votre société. Efforcez-vous de noter le plus d’informations possibles, vous pourrez bien évidemment revenir dessus dans le temps.

Informations de la société sur l'ERP Dolibarr
Informations de la société sur l’ERP Dolibarr

C’est ici notamment que vous devrez renseigner votre SIRET, SIREN, si vous êtes assujetti à la TVA, ainsi que des informations de contact (adresse, téléphone, etc). Ces informations pouvant ressortir sur vos factures et devis, autant les renseigner immédiatement.

Enregistrez en bas de page pour que les informations de la société soient correctement enregistrées, avant de passer depuis le panel à gauche sur la partie “Modules / Applications”.

Paramétrage de modules Dolibarr

C’est bien ici que nous allons mettre en place des fonctionnalités pour pouvoir utiliser Dolibarr selon nos besoins. Vous constaterez que Dolibarr propose beaucoup de modules très utiles selon votre activité, je vais ici me baser sur ceux que je considère comme essentiels.

Des premiers modules Dolibarr
Des premiers modules Dolibarr

Si vous désirez éditer des factures et des devis, il vous faudra tôt ou tard enregistrer des clients ou des prospects. C’est ici ce que Dolibarr appelle des tiers, un module est d’emblée à activer en cliquant sur le petit bouton en bas à droite du module. Activez également “Propositions commerciales” qui est le terme utilisé pour “Devis” (nous utilisons d’ailleurs l’expression “propal” pour parler de “proposition commerciale”). Vous remarquerez d’ailleurs que vous pouvez installer des modules supplémentaires afin de gérer des abonnements, des expéditions, et bien plus encore

D'autres modules Dolibarr pour vos factures
D’autres modules Dolibarr pour vos factures

Plus bas, veillez à activer les factures et avoirs, qui peuvent en plus se coupler avec les propositions commerciales. Cela vous permettra de gérer vos factures très simplement, selon les devis et tiers que vous avez enregistrés.

Le module de banque est très utile pour votre comptabilité, puisque cela rajoute une mention de compte bancaire sur vos factures et devis, tout en vous aidant à gérer les entrées et sorties comptables.

Encore et toujours des modules Dolibarr
Encore et toujours des modules Dolibarr

Et enfin, afin de gagner du temps sur vos factures et devis, vous pouvez activer les modules Produits et Services, voire même Stock si vous désirez gérer votre stock directement depuis Dolibarr. Un produit sera plutôt matériel, tandis qu’un service correspondra davantage à une prestation que vous allez réaliser pour un tiers.

Afin de saisir des informations avec un minimum de mise en page, veillez en dernier à activer le module WYSIWYG un peu plus bas.

What You See Is What You'll Get (WYSIWYG)
What You See Is What You’ll Get (WYSIWYG)

Votre panel Dolibarr a désormais évolué selon les modules que vous avez activé !

Contrôlez toutefois si les modules n'ont pas besoin d'un minimum de configuration
Contrôlez toutefois si les modules n’ont pas besoin d’un minimum de configuration

Refaites un tour sur les modules que vous avez décidé d’activer, afin d’en vérifier la configuration, votre Dolibarr est paramétré pour accueillir des devis, des tiers et des factures !

Bonus : créer un tiers sur Dolibarr

Si vous cliquez sur “Tiers” dans le menu en haut de votre panel d’administration Dolibarr, vous avez la possibilité de créer et gérer des entités, qu’il s’agisse de fournisseurs, de prospects ou de clients.

Gestion des tiers sur Dolibarr
Gestion des tiers sur Dolibarr

Sur la gauche, le texte “Nouveau tiers” vous permet d’en rajouter tandis que le texte “Liste” vous les affichera tous. Ajoutons un premier tiers.

Création d'un tiers sur Dolibarr
Création d’un tiers sur Dolibarr

Notez ici toutes les informations possibles, quitte à demander des informations au tiers en lui-même, et si celui-ci possède un site internet, vous trouverez dans les mentions légales suffisamment d’informations pour renseigner sa fiche sur Dolibarr. Vous avez la possibilité de préciser si le tiers est un client, un prospect ou un fournisseur (ces informations pouvant être modifiées plus tard).

Et c’est une fois que le tiers a bien été enregistré que vous retrouverez en bas de page un bouton “Créer une proposition” qui vous emmènera directement sur la page de création de votre premier devis !

N’hésitez pas non plus à faire un tour sur le forum de Dolibarr, qui est très intéressant concernant la gestion de cet ERP mais aussi car on y retrouve des informations très utiles concernant la législation en vigueur 😉

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